Viele AMS-Anwender werden es schon erlebt haben: Wenn in Textvorlagen und Briefen aus AMS heraus Grafiken verwendet werden, entstehen beim Speichern der Texte in AMS recht große RTF-Dateien.

Um diese Dateien kleiner zu bekommen, gibt es zwei Wege:

  1. Grafiken nicht im Dokument speichern, sondern als „Verknüpfung“ anlegen. Dazu muss beim Einbinden der Grafik in Word (z.B. Menü „Einfügen -> Grafik -> Aus Datei“) beim Auswählen der Grafikdatei die Option „Verknüpfung zu Datei“ angekreuzt werden.
    Dieses Verfahren hat den Vorteil, das – vor allem bei häufig verwendeten Grafiken wie Unterschriften oder Briefkopf-Logos – nicht bei jedem gespeicherten Dokument auch die Grafik mitgespeichert werden muss. Nachteil: Die Grafikdatei muss im Netzwerk so abgelegt sein, dass alle Benutzer darauf zugreifen können, und sollte dort nicht gelöscht werden – sonst kann die Grafik auch beim Aufruf alter Dokumente aus AMS nicht angezeigt werden.
  2. Speicherformat für RTF-Dateien in Word ändern. Im RTF-Format werden die Größen von eingebundenen Grafiken in der Datei um ein vielfaches größer, da sie von Word doppelt (in zwei verschiedenen Formaten) gespeichert werden. Schaltet man die Speicherung der Grafiken als „Metafile“ aus, werden die danach gespeicherten Dokumente wesentlich kleiner. Eine Anleitung dazu gibt Microsoft (KnowledgeBase Artikel 224663) oder z.B. PC-Welt (Link zum Artikel).
    Vorteil: Die Dateigröße sinkt bei allen gespeicherten Dokumenten, auch wenn Grafiken fest in das Dokument eingebunden werden. Nachteil: Wenn eine Grafik in jedem geschriebenen Brief verwendet wird, wird sie weiterhin in jedem geschriebenen Brief gespeichert – landet also mithin hundertfach in der Datenbank. Die benötigte Einstellung für Word ist leider nur für geübte Anwender umzusetzen und muss für jeden Arbeitsplatz separat gemacht werden.

Vom AssFiNET-Support wurde bis jetzt immer die erste Methode (Verknüpfung) empfohlen. Auf die zweite Möglichkeit, die eigene Vorteile bietet, wurden wir kürzlich von einem Anwender aufmerksam gemacht – herzlichen Dank hierfür!