Seit der AMS.4-Version 3.8 gibt es eine Softwareunterstützung für Leistungserfassung und Abrechnung von Honoraren – aber nicht jeder weiß, was damit gemeint ist. Dieser Artikel gibt Antworten.

Was heißt Honorarberatung?

Seit die aktuelle Gesetzgebung auf der einen Seite den administrativen Aufwand für die Vermittlertätigkeit in die Höhe treibt, aber auf der anderen Seite die Kunden durch neue Offenlegungspflichten zur Diskussion um Vermittlerungsprovisionen animiert, hat das Konzept der Honorarberatung neuen Auftrieb bekommen. Die aktuelle Gesetzgebung erlaubt es jetzt auch Versicherungsmaklern, Nicht-Verbraucher (gewerbliche Kunden) auf Honorarbasis in Versicherungsangelegenheiten zu beraten – ohne Courtagen und Provisionen.

Und was hat das mit Verwaltungssoftware zu tun?

Wer nur zweimal im Jahr eine Honorarrechnung für ein großes Beratungsprojekt schreibt, kann das normalerweise bequem ohne spezielle Softwareunterstützung leisten – ein Briefformular für Word reicht aus. Wenn aber Honorarberatung in größerem Stil mit Kunden verabredet wird, rücken einige Fragen ins Blickfeld:

Hier kann AMS.4 helfen: Über die Erfassung von Leistungen, Abrechnung von Honoraren und Abrechnung von Betreuungsverträgen.

Wie kann AMS.4 hier helfen?

Am Anfang steht die Erfassung von gearbeiteten Leistungen. Immer, wenn für den Kunden gearbeitet wird und Leistungen erbracht werden, fallen Kosten an – Personalkosten, Raumkosten, Fahrkosten, und so weiter. Die Erfassung dieser erbrachten Leistungen in AMS.4 – zusammen mit einem entsprechenden Kostenansatz –  bietet zwei Vorteile, egal ob die Leistungen als Honorare abgerechnet werden sollen oder nicht:

Über „Leistungsarten“ wird die Dateneingabe vereinfacht. So muss bei der Erfassung von Arbeitsstunden für einen Firmenkunden z.B. nur noch die Anzahl der Stunden und die Leistungsart „Beratung Gewerbeversicherungen“ ausgewählt werden – damit wird automatisch hinterlegt, dass die Arbeitsstunde intern 60 EUR kostet und dem Kunden gegenüber mit 100 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) abgerechnet wird.

Leistungen können direkt für einen Termin erfasst werden (Beispiel: Gesprächstermin war vereinbart; anschließend wird der Termin auf „erledigt“ gesetzt und dabei erfasst, dass zwei Stunden geredet wurde), aber auch direkt beim Vertrag eingegeben werden.

Leistungen erfassen

Was heißt „Auswertung der Rentabilität“ eines Kunden oder eines Vertrages?

Durch die Zuordnung von Leistungen zum Vertrag ist es direkt möglich, die erhaltenen Provisionen/Courtagen zum Vertrag den erfassten Leistungen (zu internen Kostensätzen) gegenüberzustellen (Menüpunkt Statistik). Es ergibt sich die Rentabilität des Vertrags oder des Kunden – decken die Umsätze die Kosten?

Wie funktioniert die Abrechnung von Honoraren?

Erfasste Leistungen können schon bei der Eingabe mit dem Merkmal „abrechnen“ markiert werden. Solche Leistungen können dann regelmäßig zentral abgerechnet werden: für alle noch nicht abgerechneten Positionen oder einzelne Position werden dann die Rechnungen erstellt und für den Lastschrifteinzug oder die Verwaltung von offenen Posten vorbereitet.

Honorare abrechnen

Honorarrechnung

Dabei können auch Teile der Honorarumsätze an Vermittler weitergegeben werden (Einstellung am Vertrag).

Was sind Betreuungsverträge?

Wenn ein Kunde fortlaufend für die Betreuung seiner Versicherungsbestände eine Gebühr bezahlen soll, stellt das ein pauschales, laufend berechnetes Beratungshonorar dar. Eine solche fortlaufende Berechnung „per Hand“ – ohne spezielle Software – durchzuführen ist aufwendig.

Weitaus einfacher ist die Anlage von „Betreuungsverträgen“ in AMS.4. Am Vertrag wird festgelegt, welches Betreuungshonorar mit welcher Zahlungsweise verlangt werden soll (z.B. 20 EUR pro Monat) und ob Vermittler am Betreuungshonorar beteiligt werden sollen. Auch die Modalitäten zum Lastschrifteinzug spielen hier eine Rolle.

Danach müssen für die Verträge nur in einem regelmäßigen Rechnungslauf die Rechnungen erstellt werden. Das kann z.B. monatlich geschehen. Dabei werden die Rechnungen erstellt, gedruckt und ggf. vom Konto eingezogen. Wird kein Bankeinzug gewünscht, werden die Rechnungen bei Zahlungseingang aus den offenen Posten ausgebucht.

Das Verfahren entspricht hier genau den Abläufen beim Inkasso von Vertragsprämien durch einen Makler – mit der Ausnahme, dass die vereinnahmten „Prämien“ beim Makler verbleiben und nicht an den Versicherer abgerechnet werden.

Wer kann diese Funktionen nutzen?

Die Erfassung von Leistungen ist in der Basisversion von AMS.4 verfügbar. Die Auswertung der Rentabilität auf Basis der erfassten Leistungen ist über die Statistik möglich (Leistungspaket SHU).

Die Abrechnung von Honoraren und Betreuungsverträgen ist für Nutzer des AMS.4-Moduls „Inkasso“ inklusive. Für alle anderen Anwender ist die Abrechnungsfunktionalität als separates Modul erhältlich.