Am Anfang des ersten Teils dieses Artikels stand schon die Feststellung, dass sich geschäftliche Korrespondenz immer weiter von der Papiervariante (schreiben, drucken, in den Umschlag, Briefmarke, in die Post) zur elektronischen Variante E-Mail entwickelt. Dieser Tatsache soll natürlich auch beim Verfassen von E-Mails aus AMS Rechnung getragen werden.

Im folgenden geht es um die alten und neuen Funktionen in AMS, die sich um das Verfassen von E-Mails drehen.

Was jetzt schon geht

Wie AMS-Anwender wissen, verfügt AMS über ein über die Jahre entwickeltes, sehr ausgefeiltes Formularwesen für das Erstellen von Briefen mit Microsoft Word. Die Hauptmerkmale:

Dagegen sind die Funktionen zur Erstellung von E-Mails weniger mächtig:

Was schon bald gehen wird

Wie soll bei E-Mails die gleiche Funktionsvielfalt bereitgestellt werden wie bei normalen Briefen? Auch bei E-Mails wünscht man sich vielfach Formularwesen und Textbausteine. Aber es kann keine Lösung sein, nun ein getrenntes „E-Mail-Formularwesen“ bereitzustellen – wer will schon all seine Textbausteine in separaten Word- und E-Mail-Varianten pflegen? Aus technischen Gründen müssten die Inhalte immer getrennt sein, denn Word nutzt das „RTF“-Format und in E-Mails wird entweder reiner Text ohne Formatierung oder das HTML-Format genutzt.

Dagegen ist das System, Briefe mit Layout als Anhang zur E-Mail mitzuschicken, im Prinzip nicht schlecht – wenn man einige Verfahrensweisen vereinfacht. Daher wurde in AMS in einigen Punkten angepasst:

Das waren nur die wichtigsten Änderungen. Eine Antwort auf eine Frage aus dem ersten Teil dieses Artikels bin ich jetzt aber noch schuldig geblieben: Wie schafft man es, empfangene vertragsbezogene E-Mails automatisiert am Vertrag abzulegen?

So geht es: Beim Schreiben von vertragsbezogenen E-Mails kann AMS in den Betreff der E-Mail ein spezielles internes Kennzeichen für den Vertrag (Trackingnummer) einsetzen. Antwortet der Empfänger auf die E-Mail, wird in der Regel der Betreff auch in die Antwortmail übernommen. In beiden Fällen – gesendete und empfangene E-Mail – kann AMS die Trackingnummer auslesen und die Vorgang korrekt zum Vertrag ablegen.

Das soll zunächst als erster Einblick in die Mailintegration reichen – die AMS-Version 3.0 wird voraussichtlich Ende August erscheinen und dann wird manches klarer werden!